Het Nieuwe Instituut beheert de archieven in opdracht van het Rijk, maar stelt een eigen collectie- en verzamelbeleid vast. De algemene focus bij het verzamelen ligt op de culturele en creatieve dimensie van architectuur en stedenbouw. Karakteristiek voor het verzamelbeleid is ook dat Het Nieuwe Instituut stukken in samenhang met elkaar verzamelt, in de vorm van complete (deel)archieven. Er worden niet alleen tekeningen en maquettes van afgeronde ontwerpen in de collectie opgenomen, maar ook materiaal dat daar omheen geproduceerd wordt, zoals studiemateriaal, ontwerpschetsen, correspondentie, bureauadministratie en dergelijke, materiaal dat uiteenlopende informatie bevat over het ontwerpproces en de context waarbinnen het ontwerp is ontstaan.
Verzamelnota's
Het verzamelbeleid van Het Nieuwe Instituut is vastgelegd in een aantal (interne) verzamelnota’s. Naast algemene inhoudelijke selectiecriteria, zoals nationaal belang, de kwaliteit van het werk en het vernieuwende karakter ervan, gelden er met name bij de verwerving van archieven uit de periode vanaf 1945 specifiekere kaders. Voor deze archieven hanteert Het Nieuwe Instituut een selectiever beleid, o.a. vanwege de toename van het aanbod en het steeds groter worden van archieven.
Voor archieven uit de Wederopbouwperiode (1940-1960) geldt de (interne) verzamelnota Op de Achterstand Vooruit. Het is gebaseerd op onderzoek naar de belangrijkste ontwikkelingen in deze periode, en naar de architecten en stedenbouwers die daarin een rol van betekenis hebben gespeeld. De nota bestaat uit een groslijst van architecten en stedenbouwers van wie de archieven actief geacquireerd worden en prioriteit hebben gekregen.
